Get External Data in Excel

Excell memang nggak ada matinya. Ada fungsi di excell yang sangat wajib bin penting untuk diketahui, yaitu Get External Data From Web. Kenapa ini dianggap penting, karena adalah sebagai berikut:

Minimal seminggu sekali (kalau tidak mau setiap hari), kita perlu ngecek progress data SIM kita di Web Reporting. Minimal ada 2 alasanya. Pertama adalah untuk melihat capaian dimasing-masing kelurahan atau Kota/Kab. atau Propinsi. Dan yang kedua adalah memastikan data yang dikirim (Synch) telah masuk ke database server pusat/data server telah sama dengan database lokal. Selain itu tentunya juga sebagai sumber data dalam membuat laporan.

Di Web Reporting memuat banyak laporan. Ada Capaian KPI, Kelengkapan Data BLM, Kelengkapan Data PM, QS, Profil BLM, Profil PM, yang datanya dikelompokkan berdasar pada jenis siklus nya dan Tahun Projectnya. Reportingnya pun tentunya ada level kelurahan/desa, ada level kota/Kab., ada level propinsi dan level nasional.

Kalau kita bekerja secara "manual", pastinya algoritma kerjanya sebagai berikut:

1. membuka browser
2. menuliskan alamat
3. memilih menu sesuai tahun project 
4. memilih level laporannya (propinsi/kota)
5. memilih menu yang sesuai dengan kelurahannya
6. memilih "Export to Excell" untuk mendowload datanya.
7. Layout excel nya untuk laporan/nge-print

Dan akan kembali ke point 3 untuk mengambil data di level yang laen. Bayangakan kalau harus mengambil 2003 kelurahan dengan menu yang begitu banyak. Mengambil data di 35 kota/kab, kapan proses download ini selesai?

Gambar Interface Web Reporting yang banyak pilihan menunya. 

Trik cepat nya adalah dengan menggunakan Get External Data From Web, kita cuma butuh dua kali proses, yaitu membuka file Excel tsb, lalu klik "REFRESH ALL" datanya. Maka semua data yang ada di web tersebut sudah masuk ke Excel kita. Get External Data From Web berguna untuk mengambil data dari sebuah halaman Web.

Gambar di excel

Selain Get External Data From Web, terdapat pula From Access. Ini juga tidak kalah menarik, karena dengan memanggil table/query yang ada di Access, maka sekali Klik REFRESH, maka data tersebut sudah tersaji di Excell.

Excel ini adalah wadah, dimana isinya/datanya akan berubah setiap saat, sesuai dengan progresnya. Biasanya, untuk reporting, kita harus mengolahnya dari Query, lalu di CopyPaste di Excel untuk penyajian laporannya. Tentunya ada proses Layout di Excel ini, agar tampilannya mudah di baca. Kalau yang dilaporakan adalah data data yang bersifat dinamis (misal data Progress BLM), pastilah menghabiskan bayak waktu. Untuk mempercepat proses kerja, maka dengan menghubungkan Excel ini dengan Access, cukup sekali Klik, data dinamis tersebut sudah tersaji di Exel dengan rapi. Setiap periodenya, tinggal membuka Excel tersebut dan Klik Refresh untuk Update datanya.

Silakan bertanya ke Paman Google untuk detailnya. Siapa tau nanti bisa ketemu tutorial "memasukkan data dari Excel ke Access dengan cepat". Tentunya akan sangat memudahkan Asmandat dalam entri ke Aplikasi SIM, peace :)

Contoh External Data from Web ada disini.

Posted in: MENGGALI ILMU