Quick Status-Metode Pengendalian Partisipatif

Quick Status - METODE PENGENDALIAN PARTISIPATIF

PENGENDALIAN PROGRESS KEGIATAN

QS atau Quick Status, merupakan tools bagi Korkot dalam mengendalikan kemajuan pelaksanaan kegiatan (progres vs rencana) disetiap kelurahan dampingan, yg bersumber dari hasil koordinasi Korkot dengan Tim Fasilitator di setiap minggunya.

Mekanisme QS dapat memotret pelaksanaan kegiatan terkini dan menyampaikan informasi progresnya kepada PMU/Proyek/KMW/Korkot secara kontinyu dan cepat dalam periode mingguan,

METODOLOGI

Mewujudkan pola sistemik pengembangan teknik pembandingan antara implementasi kegiatan (Progres) dengan Master Schedule (Rencana).

Alat Ukur Keluaran :

1. ‘EWS’ komparasi progres dgn rencana/waktu (Telah Selesai, Masih Proses, Terlambat1, Terlambat2)
2. Aspek komparasi capaian antar unit (Kel., TF, Korkot, KMW) di masing-2 level
3. Pengukuran besaran deviasi progres dg.rencana (Kurva-S)
4. Historikal progres: Analisis speed,Normalisasi kegiatan 
5. Rekap per-UPP maupun detil per-kelurahan

PENGENDALIAN PARTISIPATIF  ( ? )

Jika pola sistemik 'tersebut' telah terbangun :

• Akan terjadi koordinasi rutin 'capaian progres' mingguan antara TF dengan Korkot
• Akan dihasilkan Informasi secara cepat, periodik (mingguan), mudah di akses dan tersedia bersamaan diberbagai level.
• Informasi EWS (Early Warning System): Perbandingan antara Progres dengan Rencana ’

PEMANFAATAN : menghasilkan ‘STRATEGI” untuk menyikapi capaian yg ada oleh pelaku di berbagai level (tim , korkot, kmw, kmp, pusat) dan oleh pelaku di berbagai bidang kegiatan (Sosialisasi, Pelatihan, SIM, Pengembangan kapasitas, dll).

PERBANDINGAN PROGRESS DENGAN RENCANA

 

POLA ALUR  SISTEM YANG DIKEMBANGKAN

INPUT DATA : Realisasi kegiatan mingguan per-kelurahan, yang telah disepakati Korkot dan Senior Fasilitator didalam kordinasi rutin mingguan tingkat Korkot

PEMANFAATAN QS

• Kendali Realisasi Progres terhadap Master Schedule
• Menentukan langkah & persiapan kegiatan berikutnya
• Resource allocation, bantuan resource dari wilayah dengan status baik kepada wilayah dengan status terlambat
• Untuk menentukan lokasi Uji Petik
• Performance Tim, Korkot, KMW dan Regional
• Bahan pelaporan rutin/bulanan

KOMPONEN DASAR

APLIKASI :

    1.  Master schedule & Mailstone

    2.  Siklus kegiatan & kodefikasi

    3.  Status kegiatan / Progres per-kelurahan ( Input )

    4.  Tabel periode mingguan QS

    5.  Data struktur wilayah

    *   UPP > KMW > Korkot > Tim > Kelurahan

    *   Propinsi  > Kab.Kota > Kecamatan > Kelurahan

ASPEK PENGELOLAAN :

    1.  Koordinasi mingguan TF-Korkot

    2.  Jaminan input data yang ‘Valid’ dan ‘On-time’

    3.  Komitmen ‘Pemanfaatan tunggal’ data progres melalui data QS

    4.  Dukungan pelaku di berbagai level dan bidang kegiatan

    5.  ‘Feed-back’ pemanfaatan informasi secara positif

     *  Penguatan terhadap wilayah yang terlambat

     *  Persiapan terhadap siklus yang akan datang

PERIODE AKTIFITAS KEGIATAN QS   

 INTERFACE APLIKASI QS

TATA CARA ENTRI DATA QS

Dalam mengisi data QS, ada 3 data yang dientri di setiap kegiatan, yaitu:

• RENCANA (Minggu ke- atas rencana kegiatan akan dilakukan)
• MULAI (Minggu ke- atas mulai berprosesnya kegiatan)
• SELESAI (Minggu ke- atas selesainya kegiatan)

CATATAN KHUSUS APLIKASI

• Entri data yang berbeda waktu atas 3 data tersebut (Rencana, Mulai, Selesai) tidak akan membuat bloking data di Server atas record tersebut.
• Khusus untuk QS ini, proses bisnis aplikasi tidak memberlakukan bloking data, Kecuali apabila data telah dinyatakan Selesai, namun kemudian ada perubahan/edit.
• Sehingga, cara entriannya adalah dengan tetap entrikan saja sesuai dengan peruntukan waktunya (Rencana, Mulai, Selesai) dan di Synch di setiap peruntukannya.
• Dan tidak mengisikan & mengirimkan data (Rencana & Mulai) dengan menunggu data telah dinyatakan Selesai.

Contoh Pengisian Data QS yang benar

• Pada minggu ini memasukkan RENCANA, dimana pada Minggu ke II akan dimulai kegiatan tsb. Maka isi RENCANA dengan minggu ke II.
• Synch data tersebut.
• Pada minggu II, kegiatan tsb sudah benar mulai berproses. Maka isi MULAI dengan minggu ke II.
• Synch data tersebut.
• Pada minggu ke IV, kegiatan tsb sudah dinyatakan selesai. Maka isi SELESAI dengan minggu ke IV.
• Synch data tersebut.
• Apabila ternyata ada kesalahan dalam entrian dan ada pebaikan data, baik di Rencana, Mulai atau Selesai, maka baru akan dikenakan bloking data. Dan terjadilah Request Unblok.

Contoh Pengisian Data QS yang salah

• Mengisikan data QS (Rencana & Mulai) setelah kegiatan dinyatakan Selesai.
• Menganggap bahwa akan terjadi bloking data apabila mengisikan RENCANA terlebih dahulu, baru kemudian MULAI, dan akhir nya SELESAI.

Posted in: PRIMBON